Základní pojmy

• Spisový řád je interní předpis pro vedení spisové služby, jeho součástí je spisový plán.

• Spisový plán je schéma pro označování vyřízených a vyhotovených písemností.

• Spisový znak je označení, pod kterým se spis ukládá.

• Spisová služba zahrnuje pracovní činnosti a postupy při přijímání, kontrole, otevírání, označování, zapisování, doručování, oběhu, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání, vyřazování, archivování a skartování písemností.

• Spis je písemný dokument (nebo soubor dokumentů) vzniklý při obchodním nebo úředním jednání o jedné věci.

• Spisovna slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku do doby uplynutí jejich skartačních lhůt.

• Skartační řád upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů.

• Archivační řád stanovuje kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení.